Detta är en guide till QPS avsedd för lärare som inte jobbat så mycket med QPS tidigare. Den är uppdelad i korta avsnitt med lathundar och steg-för-steg-anvisningar för specifika funktioner i QPS. Den är sammanställd av Susanne Schötz (lärare på audionom- och logopedprogrammen vid Lunds universitet) som en handledning till det hon behövde lära sig som nybörjare. Hon skrev ner allt hon behövde kunna för att komma ihåg hur man gjorde till nästa gång. När hon lärde sig QPS fick hon mycket hjälp av QPS-projektgruppen vid Lunds universitet och de är i hög grad medförfattare till den här guiden, som hon nu hoppas att fler lärare ska få användning av. Målet är att fylla på guiden efter hand som hon lär sig mer om QPS och att skriva en motsvarande guide även på engelska. Guiden kan såklart användas och läsas från början, men ett ytterligare mål är att lärare som behöver hjälp med ett specifikt problem ska kunna klicka på innehållsförteckningen och komma direkt till den del eller funktion i QPS som de vill lära sig mer om.


TABLE OF CONTENTS


Förberedelser inför genomförande av prov

När du har skapat ett skriftligt prov med frågor som du förhandsgranskat och är nöjd med är det dags att förbereda för och sedan faktiskt genomföra provet (tentamen). Den här guiden går igenom hur du kan göra detta, steg för 

steg. För mer information om hur du skapar ett skriftligt prov se guiden Skapa ett skriftligt prov (Exam) i QPS, och för att lära dig mer om hur du skapar frågor till skriftligt prov i QOS, se guiden Skapa frågor till skriftligt prov i QPS.

Skicka in/Fastställa frågor (Submit questions)

Om du är helt nöjd med frågorna kan du fastställa detta genom att klicka på Submit questions. Kontrollera först att alla frågor ser bra ut, att antal max poäng per fråga är rätt angivet under Marking and Feedback-fliken (eller om du valt att ange det i frågetexten verkligen gör detta för samtliga frågor).

I fönstret som dyker upp visas eventuella varningsflaggor eller om någon frågas status är utkast (och inte färdig/published). I bilden nedan har samtliga frågor en varningsflagga för att de inte avslutas med frågetecken (det beror i mitt fall på att jag angett frågans maxpoäng sist i frågetexten). Fråga 3 är dessutom inte färdig, utan har statusen utkast (Draft, will be published). Om du är nöjd med frågan kan du alltså klicka på Submit nere till höger så kommer samtliga frågor som har status utkast (Draft) att publiceras utan att du behöver göra det manuellt för varje fråga. 

Du kan – om du vill – även klicka på en frågas ID-nummer för att redigera frågan manuellt och spara den som färdig (Publish changes). 

Om du redigerat en fråga och sparat den kan du sedan klicka på Submit questions igen och i fönstret som dyker upp kontrollera att dina ändringar ändrat status på frågan innan du klickar på Submit för att skicka in/fastställa frågorna för provet. 

Lägga till provdeltagare (Add students)

Nu är det dags att lägga till provdeltagare till din tentamen. På de flesta program är det en kursadministratör som gör detta, men jag går igenom processen här ändå ifall du behöver göra detta själv någon gång. Detta brukar göras före provet publicerats och kan göras på flera olika sätt. Här kan du även lägga till om någon student har förlängd skrivtid (på grund av pedagogiskt stöd – om jag är osäker på detta brukar jag först stämma av detta med vår kursadministratör). Du kan lägga till studenter manuellt, importera dem från studentlistan för kurstillfället eller importera en lista från Excel/CSV. Ställ dig i Students-fliken och klicka på Add students för att se menyvalen. 

Lägga till provdeltagare manuellt

Provdeltagare läggs till före provet publicerats för att kodblad ska genereras. Vid behov kan provdeltagare läggs till i efterhand. Välj  Manual input i Add students-menyn och skriv in studentens namn och epostadress i fönstret med inställningar som dyker upp. En personlig inloggningskod (Login code) skapas automatiskt, men du behöver ange om studenten ska ha pedagogiskt stöd (i menyn vid Centre) eller inte (låt det stå Ordinarie) samt om studenten ska ha extra skrivtid  (Extra time) i antal minuter. 

Glöm inte att klicka på Spara när du är klar.

Du kan fram tills att provet startar ändra dessa inställningar för en student genom att klicka på studentens namn i listan och visa inställningarna för studenten igen.

Jag brukar även lägga till mig själv som student. Då får jag samma information (inklusive inloggningskod för prov på distans) som studenterna och kan dubbelkolla att den är rätt.


Importera provdeltagare från kurstillfället

För att importera de studenter som finns inlagda på ditt kurstillfälle, välj  Import from [ditt kurstillfälle] i  Add students-menyn.

I fönstret som dyker upp välj om du vill importera samtliga studenter (All students) eller välja ut ett antal studenter från listan (Selected students) samt om studenterna ska ha pedagogiskt stöd eller inte (detta kan du ändra individuellt för varje student senare). Ska du importera samtliga studenter klicka på  Import all students. Om du väljer selected students får du upp en lista med samtliga studenter och kan markera vilka studenter du vill importera genom att klicka i checkboxen till vänster om varje student. Vill du importera de flesta av studenterna kan det vara enklare att först markera checkboxen allra överst för att välja samtliga studenter och sedan avmarkera de studenter du inte vill importera. Klicka sedan på Import selected students. I bilden nedan har jag täckt över studenternas namn och epostadresser.

Importera provdeltagare från Excel/CSV

För att importera studenter från ett exceldokument behöver du ett exceldokument med studenternas förnamn, efternamn och epostadresser. I bilden nedan visas ett exempel på hur en sådan lista kan se ut (jag har täckt över studenternas namn). Om du vill kan du även ange pedagogiskt stöd. Studenternas inloggningskod (Login code / candidate code) genereras automatiskt, så även om det finns med i bilden nedan behöver du inte ange detta (Anledningen till att ID och inloggningskod finns med i bilden beror på att jag laddat ner denna lista från QPS. Mer om detta nedan). 

Välj Import from Excel/CSV i  Add students-menyn. Leta upp exceldokumemtet du vill importera från på din dator och klicka på Upload. 

Ett utdrag av ditt dokument visas på skärmen. Här kan du ange vilka kolumner du vill importera. Klicka i menyerna för kolumnerna och välj hur de ska matchas mot de olika kategorier (kolumnerna) i QPS. Under Import settings längre ner på sidan kan du ange om första raden i ditt dokument skall importeras eller inte (om det innehåller rubriker ska det ju inte det). Du kan även ange om du vill importera studenterna till olika grupper (Centre, det vill säga Ordinarie eller pedagogiskt stöd). När du är klar med dina inställningar, klicka på Perform import (men om du vill avbryta kan du klicka på Cancel and return to exam). På bilden nedan ser du ett exempel på hur jag matchat mitt exceldokument mot QPS-kolumnerna (jag har täckt över studenternas namn och epostadresser).

Ladda ner en lista på provdeltagarna

För att ladda ner en lista (som ett excel/CSV-dokument), klicka på Download table nere på sidan.

Radera provdeltagare

För att radera enskilda provdeltagare, klicka på deras namn i listan i Students-fliken.

I fönstret som dyker upp, klicka på Remove candidate. 

Klicka sedan på  Continue. Observera att detta inte går att ångra (men du kan lägga till studenten manuellt igen).


För att radera samtliga provdeltagare, klicka på Delete all candidates nere på sidan. Klicka sedan på Continue. Observera att detta inte heller går att ångra (men du kan lägga till studenterna manuellt eller automatiskt igen).

Kontrollera inställningar för din tentamen (Exam details)

Ställ dig i Info-fliken och kontrollera att inställningarna för starttid, duration (hur länge provdeltagarna har på sig att skriva provet), frågerandomisering, feedback, startlösenord mm. För mer information om hur du anger provinställningar, se under Ange eller redigera inställningar för din tentamen (Exam details) i guiden Skapa ett skriftligt prov (Exam) i QPS. Glöm inte att klicka på Spara när du är klar.

Publicera prov

När du kontrollerat och är nöjd med inställningarna, klicka på Publish Exam i den blå rutan uppe till höger.

I fönstret som dyker upp, kontrollera att sammanfattningen stämmer och klicka sedan på Publish Exam. Får du upp en varning (i en gul ruta), kontrollera felet och följ instruktionerna för att åtgärda det och försök igen. Bilden nedan visar ett exempel på när frågorna inte har skickats in/fastställts för provet.

Kontrollera och ändra texten i provets "tentalobby"

Efter att provet är publicerat brukar jag dubbekolla att texten i provets "tentalobby" stämmer och göra eventuella ändringar. I guiden Skapa ett skriftligt prov (Exam) i QPS kan du läsa mer om hur du gör detta. 

Göra ändringar i redan publicerat prov (Unpublish exam)

Det är möjligt att "avpublicera" ett prov fram tills att en provdeltagare påbörjat provet. För att ångra publicering, ställ dig i provets info-flik och klicka på Unpublish exam i den blå rutan uppe till höger.

För att ångra inskickandet/fastställandet av frågor, ställ dig sedan i Tasks and rollen-fliken och klicka på Unpublish question list.

I fönstret som dyker upp, välj Continue.

Provrapporter (Ladda ner prov med eller utan facit) 

När provet publicerats, uppdatera (ladda om) fönstret i webbläsaren. Då dyker en ny flik upp: Reports. Här kan du ladda ner olika typer av provrapporter, såsom provdeltagarnas inloggningskoder eller provfrågorna med eller utan facit. För mer information om vad som finns i de olika rapporterna, se guiden Provrapporter / exam reports.

Ladda ner rapporterna Prov utan facit och Prov med facit (och om du vill även Prov utan facit med randomiserade svarsalternativ) och kontrollera att frågorna i provet ser ok ut. Jag brukar använda prov utan facit både som ex-tentor till studenter och som arkiv-exemplar och prov med facit sparar jag för eget bruk för att kunna se hur tidigare prov sett ut när jag ska skapa nya.

Förberedelser beroende på om provet genomförs i sal eller på distans

Olika program brukar ha olika rutiner för förberedelser av prov. Om du är osäker på vad som gäller inom ditt program, prata med någon kursadministratör eller examinator. Det jag beskriver nedan är bara ett exempel på hur det kan se ut. Om du ska administrera mycket av provet själv kan det vara bra att ha en checklista, för det är lätt att glömma bort någon detalj.


Om provet ska skrivas i sal kan det vara bra att kontrollera att tillräckligt stor(a) sal(ar), tillräckligt många skrivningsvakter och iPads är bokade, och även dubbelkolla att de studenter som har pedagogiskt stöd är rätt inlagda på provet. 


Ska provet skrivas på distans med övervakning i Zoom skapar jag ett möte i Zoom för detta (jag lägger till någon timme före och flera timmar efter, fr.a. om någon student har pedagogiskt stöd) och stämmer av så att rätt antal skrivningsvakter är bokade samt om några av studenterna ska skriva i sal (till exempel om de har dålig internetuppkoppling hemma) och att det i så fall finns sal(ar), vakter och någon som släpper in studenterna (om jag vaktar de övriga studenterna hemifrån via Zoom) och ser till att de får iPads. Jag skickar även ut lite information till vakterna om ett kort möte (i Zoom ) där vi går igenom vad som gäller under provet (t.ex. vilka hjälpmedel som är tillåtna)  innan vi släpper in provdeltagarna i Zoomrummet. 


Ladda ner, skriv ut eller skicka inloggningskoder till provdeltagare

Varje provdeltagare får både en personlig ID-kod (för anonymiserad rättning och betygsättning) och en personlig kod som behövs för att kunna logga in i QPS och genomföra provet. Beroende på om studenterna ska skriva provet i sal eller på distans (till exempel med övervakning i Zoom) – båda alternativen är lika genomförbara i QPS – laddar du ner olika typer av dokument med koder och inloggningsinstruktioner. Jag brukar ladda ner koderna till min egen dator först, dels för att kontrollera att de ser rätt ut, dels för att ha en kopia av alla provdeltagares koder så att jag lättare kan hjälpa till om någon student skulle få problem med sina koder under provet. Ibland ska en del studenter genomföra provet på distans (med övervakning i Zoom) och några skriva i en sal med skrivningsvakter som övervakar på plats i en sal i LUs lokaler. Om studenterna ska skriva i sal på iPads är det de koderna för iPad som ska laddas ner och skrivas ut. Ska provet genomföras på distans är det Personliga koder med inloggningsinstruktioner - utskick som ska laddas ner och skickas ut. För att ladda ner koder, ställ dig i reports-fliken, välj vilken typ av koder och instruktioner du vill ladda ner till dig själv (se guiden Provrapporter / exam reports) och klicka på Download till höger om ditt val. 


Koderna till dem som ska genomföra provet i sal (iPad) ska även skrivas ut så att de kan delas ut till studenterna vid provtillfället. För de studenter som ska skriva provet på distans skickar jag i god tid (ca 2 dagar innan provet äger rum) ut individuella inloggningskoder till varje student genom att klicka på brevsymbolen till höger om Personliga koder med inloggningsinstruktioner - utskick. 

I fönstret som dyker upp, klicka på Continue (om du redan laddat ner inloggningskoderna och kontrollerat att de ser bra ut).


Nu kan du komponera ett meddelande till provdeltagarna med instruktioner om provet. 

Jag brukar dubbelkolla texten så att datum och tid för provet, Zoomlänken mm stämmer och att all info finns med flera gånger innan jag skickar iväg detta, får det går inte att ändra i efterhand, utan man får skicka ett nytt mail med korrigerade uppgifter). Glöm inte att ändra ”Dear” till ”Hej” först i mailtexten.


Jag brukar ha en förlaga till mailtexten i ett annat dokument, för om man lämnar detta fönstret (t.ex. för att kolla antal studenter eller lägga till någon) försvinner texten och man får skriva om texten från början. Om jag ska skicka ut koder via mail brukar jag även lägga till mig själv som student, för det är det enda sättet jag kan se meddelandet när jag väl skickat det.


Jag brukar skriva ungefär så här:

Subject: Instruktioner för omtentamen i fonetik, del 2 (LOGA22) via Zoom och QPS

Message: 

Hej [FIRSTNAME],

Här kommer inloggningsinstruktionerna till omtentamen i fonetik, del 2 (LOGA22) som vi ska genomföra i QPS med övervakning i Zoom fredagen den 14 maj kl. 09:00–12.00. Mer info om tentamen på distans har ni redan fått i LU Box. Länken till Zoom-mötet är för tentamen är (inte samma som för föreläsningarna):  https://lu-se.zoom.us/j/63836822162?pwd=UkVnSFQ2Q1A4VnphY21oM0JiWXp5dz01.

Läs instruktionerna noga och var beredd att logga in senast 30 minuter innan provet börjar.

Tiderna för provet är:

Provdel 1: 09:00-9:45

Provdel 2: 10:00-10:45

Provdel 3: 11:00-11:45

Studenter med pedagogiskt stöd har förlängd skrivtid 30 minuter per provdel och därför även möjlighet till senare starttid för provdel 2 och 3.

Startlösenordet för att kunna starta tentan får ni muntligt i Zoom strax innan vi börjar.

Lycka till!

Hälsningar,

Susanne


När du är nöjd med meddelandet klicka på Send email. I Reports-fliken visar nu en bock vid brev-symbolen att meddelandet skickats. Om du lagt till dig själv som  student kan du även kolla din mail och se att det kommit fram och ser bra ut. Observera att avsändaren är Ortrac och att mejlet kan ha hamnat i din skräppost.

Jag brukar sedan skicka länken till Zoommötet till skrivningsvakterna och ev. andra lärare som till exempel ska vara med under provet som invigilatorer, samt även till QPS support om jag har bett någon vara med i början som extra stöd i början av provet. Jag skickar ett ex av provet (provrapporten Prov utan facit) för arkivering samt – om det är aktuellt – även koderna för iPad till vår kursadministratör för vidarebefordran till skrivningsvakterna som ska vakta i sal.


Genomföra skriftligt prov 

Det varierar en del mellan olika program hur skriftliga prov genomförs. Därför ger jag här endast några tips och exempel på hur det kan gå till, främst baserade på hur jag själv brukar göra. 

När det är dags att genomföra provet blir det tillgängligt automatiskt vid den starttid som angetts i provinställningarna.

Är det en salskrivning delas koderna ut till provdeltagarna på plats. Om provet ska genomföras på distans och övervakas i Zoom har koderna mailats ut minst 2 dagar i förväg. Jag brukar be studenterna logga in i Zoom ca 30 minuter innan provet startar så att jag och skrivningsvakterna kan informera och förbereda för övervakningen och hjälpa till med eventuella tekniska problem.


Studenterna kan redan innan provet startar logga in på i QPS med sina personliga inloggningskoder som de fått på plats eller via mail. Nedan finns ett exempel på hur inloggningsinstruktionerna kan se ut för ett prov som genomförs på distans. Som synes står de både på svenska och engelska.

På bilden nedan kan du se ett exempel på hur instruktionerna ser ut när provet genomförs i sal på iPads.


När studenterna loggat in hamnar de först i "tentalobbyn" (se guiden Skapa ett skriftligt prov i QPS) och kan där få ytterligare information om till exempel provets delar och eventuella pauser mellan delar. Alla som lagts till som invigilatorer för provet kan i Invigilation-fliken för det aktuella provet se vilka studenter som loggat in i QPS, deras inloggningskoder, hur långt de kommit i provet, och hur mycket tid de har kvar. Fönstret uppdateras var 30:e sekund (vilket visas av den blå "termometern" under Refresh rate i Exam overview-rutan uppe till höger. Du kan där även välja att visa samtliga provdeltagare (All candidates), bara de som är aktiva (Active), eller leta efter en viss student (Search). Det finns även två checkboxar för ID-kontroll för varje student. I Exam overview-rutan finns även koden för detta prov, startlösenord (om du angett något sådant i inställningarna) och provets duration. Om du klickar på View questions Exam overview-rutan kan du se provets frågor (icke randomiserat). 

Längst ner till höger kan du för olika center (Ordinarie, Pedagogiskt stöd) se starttiden, antalet provdeltagare (både tillagda, skrivande och de som lämnat in sina prov). Genom att klicka på ögonsymbolen till höger om varje center kan du dölja eller visa centren på skärmen. I bilden nedan har jag till exempel dolt Pedagogiskt stöd (ögonsymbolen är överkryssad).


Du kan klicka på ett center (till exempel Pedagogiskt stöd) för att få upp en ruta där du kan ladda ner personliga koder, lägga till provdeltagare, förlänga skrivtiden eller stänga ner (avsluta) just detta center.


Om du klickar på en viss students namn får du upp ett fönster där du kan lägga till extra skrivtid för en enskild student. Du kan även se frågorna i samma ordning som denne student genom att klicka på View questions.


Om startlösenord används skrivs det på tavlan strax innan provets starttid. Om provet genomförs på distans med övervakning i Zoom brukar jag några minuter innan provets starttid informera provdeltagarna om hur ID-kontrollen fungerar och hur de ska göra när de lämnat in sina prov, om vi ska samlas i huvudrummet i Zoom när vi är klara eller inte och strax innan provet startar ger jag dem startlösenordet muntligt (och i chatten). 


Under hela provet kan invigilatorerna se hur långt varje provdeltagare kommit i Invigilation-fliken under Progress.

 


När provdeltagarna lämnat in sina prov, står det Finished under Progress. Bilden nedan visar ett exempel på det.

När alla provdeltagare lämnat in provet stängs provet automatiskt endast om samtliga inlagda studenter lämnat in. Om någon uteblivit (till exempel på grund av sjukdom) behöver du stänga provet (eller provdelen) manuellt i info-fliken genom att klicka på Close exam centre uppe till höger och sedan på Continue i det fönster som dyker upp. Vid behov, kan du stänga provet för provdeltagare med ordinarie skrivtid respektive de med pedagogiskt stöd var för sig. Detta görs i så fall inne i invigilatorn. Klicka på den grupp (Centre) nere till höger du vill stänga. I fönstret som dyker upp, klicka på Close exatm centre.

Klicka sedan på Continue.

.

Att provet stängts för gruppen visas med en bock til vänster om gruppens namn (Ordinare, Pedagogiskt stöd) nere till höger.

När provet är stängt är det dags att rätta eventuella fritextfrågor och fastställa provresultaten. Se guiden Rätta ett skriftligt prov (Exam) i QPS för du kan göra detta.